Tietosuojaseloste

Päivitetty: 14.12.2018

1. Rekisterinpitäjä

Viipurin Urheilijat ry (Y-tunnus 0117133-8) Jauhokuja 3, 00920 Helsinki Puh 040-587 4269, toimisto@viipurinurheilijat.fi http://www.viipurinurheilijat.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Seuran toiminnanjohtaja Sanna Saarman-Kemppi, sanna.saarman@viipurinurheilijat.fi, 050 5508553

3. Rekisterin nimi

Viipurin Urheilijat ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri.

4. Rekisteritietojen käyttötarkoitus

Rekisteri on yhdistyslain 11§ mukainen luettelo seuran jäsenistä, johon kootaan seuran jäsenten tiedot. Lisäksi rekisteriin kootaan yhteistyökumppaneidemme tiedot.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Viipurin Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

· ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

· jäsenasioiden hoito kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta sekä jäsenmaksujen hallinta

· harrastustoiminnan, tapahtumien sekä koulutustilaisuuksien järjestäminen

· toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. ohjaajat, valmentajat) osalta Viipurin Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun, eli sovittuun yhteistyöhön.

5. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjärekisterin tiedot:

- Etu- ja sukunimi tai yrityksen nimi
- Yrityksen Y-tunnus
- Katuosoite
- Postinumero ja -toimipaikka
- Syntymäaika
- Huoltajan nimi ja yhteystiedot (jos jäsen alaikäinen) 
- Matkapuhelinnumero
- Urheilijoilla lisenssinumero
- Sähköpostiosoite
- Mahdollinen ryhmä, johon osallistuu
- Jäsentyyppi
- Jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Tieto kuvausluvasta (alaikäiset jäsenet)

- Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöistä: Nimi, asema, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä laskutusosoite, jos eri kuin yrityksen osoite

- Ohjaajien ja valmentajien koulutus- ja taustatiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot on saatu asiakkaalta itseltään. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. toimintaan ilmoittautuessa, jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Viipurin Urheilijat ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen puolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Suomen Urheiluliiton tuottama palvelu Yleisurheilurekisteri sekä Sports Connected Oy:n Nimenhuuto-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Henkilötietojen siirtäminen

Viipurin Urheilijat käyttää erinäisiä palveluita alihankintana. Nämä palveluntuottajat ovat tietosuojalainsäädännön näkökulmasta ns. henkilötietojen käsittelijöitä. Palkkahallinto ja kirjanpito on ulkoistettu ja jotta nämä pystytään hoitamaan vaaditulla tarkkuudella Viipurin Urheilijat toimittaa ohjaajiensa ja muiden palkattujen henkilöiden tarvittavat henkilötiedot tilitoimistolle. Kirjanpitoa varten toimitetaan tilitoimistolle tarvittava laskutusmateriaali.

Henkilötietoja siirretään myös esim. majoitusvarauksissa (leirit, kilpailut) niissä määrin, kuin majoituspalvelun tarjoaja niitä vaatii. Tämän tyyppisistä siirroista tiedotetaan aina ilmoittautumisvaiheessa erikseen.

Rekisterissä oleva suostuu siihen, että hänen henkilötietoja saadaan Viipurin Urheilijoiden kautta siirtää kolmansille tietojenkäsittelijöille, edellyttäen kuitenkin, että henkilötietojen siirto on toteutettu EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Rekisterin suojaus ja tietojen säilytysajat

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Yleisurheilurekisterin ja Nimenhuuto-palvelun tiedot on tallennettu palvelujen tietokantaan, ja suojattu salasanoin.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn oikeus 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

Vaatia henkilötietojensa poistamista;

Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

Saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö kirjallisena kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.